「オフィスをなくしたら、みんな幸せになれた！」リアルオフィスのなくし方 第２回電話とFAX
2020年6月にオフィスを完全閉鎖しロケーションフリーなノマドワークとなったインターリンクの社長が「32名の会社をフルテレワークにした方法」を具体的に紹介する「オフィスをなくしたら、みんな幸せになれた！」。
リアルオフィスのなくし方 第１回は本店住所についてご紹介しました。
第2回は電話とFAXをどうしたか？について、具体的にご紹介します。
第2回 電話とFAX
インターリンクは、電話サポートもやっていませんし、取引先との連絡もできるだけメールにしてもらっていましたので、一般の会社よりも電話とFAXに依存していなかったのですが、電話とFAXでのみ連絡してくる会社もあります。完全テレワーク にすると、電話番号は変更せざるを得ないので、大きな変更が必要となりました。
まず、電話です。
発信、着信の利用の仕方で次のようにしました。
上記電話番号はすべて050ではじまる番号。
050plus、SMARTalkはそれぞれ、NTT Communications、楽天モバイルの提供サービスです。
当社ではiPhoneを支給しているにも関わらず、iPhoneでの着発信をしないのは、複数名で着信を受けたいからです。iPhoneの電話番号は１台に１つですので、そのiPhoneの担当者が休暇を取っていたりすることもあります。IP電話アプリは、同じアプリを入れておくことで複数名で受信が可能です。さらに、時間外になったら、着信せずに留守電にすることも可能です。（050plusアプリの機能）
まだ事務所がサンシャインにある状態で2020年の1月下旬からテレワーク にしたのですが、そのときは、転送先を社員のiPhoneにしていました。ある社員が、「営業時間内はトイレに行く時も電話に出るため、iPhoneを持っていっている」という話をしていたのを聞き、トイレくらいゆっくりしてもらいたいので、そこまでしなくていいよと言いましたが、責任感の強い社員だとそういうことも起きてしまいます。
さて、次はFAXです。
FAXをIP電話で受信するのは、できないことはないのですが、非常に難しいというか、エラーが起きやすいです。そこでFAXについては、レンタルオフィスを利用しているサーブコープのワンファックスを利用することにしました。
第３回は、書類の整理と保管です。当社はオンラインで申し込みを受け付けているのに、なんでこんなに書類があるの？と頭を抱えた話です。