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「オフィスをなくしたら、みんな幸せになれた!」リアルオフィスのなくし方 第3回書類の保管

2020年6月にオフィスを完全閉鎖しロケーションフリーなノマドワークとなったインターリンクの社長が「32名の会社をフルテレワークにした方法」を具体的に紹介する「オフィスをなくしたら、みんな幸せになれた!」。
リアルオフィスのなくし方 第1回は「本店住所」、第2回は「電話とFAX」についてご紹介しました。

第3回は世界のこんまりメソッドでも難しいかもしれないオフィスの断捨離編「書類の保管」について、具体的にご紹介します。

第3回 書類の保管

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インターリンクでは、Docusignというものを使って、契約書も電子署名で、紙書面を残しません。

アルバイトの学生さんを雇う時も、1億円を超える大型案件もDocusignでやっています。

(ただし、相手方が紙書面でないとダメという場合は、紙書面になります。国内企業はほとんど紙書面を要求されます)

また、お客様が当社サービスを契約する時も、解約する時も、紙ではなくオンラインでの申し込みになります。

つまり、「ほとんど紙書類がない」はずなのですが、オフィスを解約して書類や備品をどこかに保管しなければならなくなって、どのくらい量があるか調べたところ、当初段ボール90箱、という計算になりました。

部門別で一番多かったのが経理関係の20箱です。

ペーパーレスと言われてる割には、ペーパーでの保管が義務とされているものが多くあります。主に、経理関係です。経理関係は、本来もっともテレワーク に向いてるはずなのですが、ペーパーが多いため、「全社テレワーク にしたけれど、一番出社しているのは経理部門」という会社も多かったようですね。

さて、経理関係書類の保存義務については、税法と会社法で定められています。しかも、税法では、最長でも7年とされていますが会社法では10年となっています。

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結局、経理関係は1年につき2箱、10年分で20箱、これ以上減らせないとなりました。

電子帳簿保存法というものがあり、何度も改正され使いやすくなってはいますが、手続きその他がまだまだ面倒なので、もっと簡単に電子保存できるようにしてもらいたいです。(紙の場合は、用紙の指定や書式の指定もないのですから、もっと手軽に申請も不要で電子保存できるようにしてほしいです。こういう効率の悪いことをやっているから、日本の労働生産性がG7で最下位なのではないでしょうか?)

さて、それ以外の70箱ですが、本当に必要なものだけを残し、いつか使いそうな備品などはすべて廃棄することで、40箱にしました。

経理関係20箱、その他40箱の合計60箱となりました。

さて、次に保管場所の選定です。

都心から離れた方がトランクルームは安価となりますが、税務調査があったときに経理関係書類が必要なので、本店所在地から遠い所では不便だろうということで、豊島区のキュラーズを借りることにしました。

キュラーズはビルまるごとトランクルームとなっていて、セキュリティもしっかりしているので、安心です。さらに冷暖房完備で清潔です。

ただし、各部屋に電源はありません。スキャナーを持ち込んで書類を読み込むとか、そういうことができません。(なぜ電源がないか考えましたが、電源があると、住んじゃう人がいるからではないか、と思いました。それほど快適です。)

運び込む際、ある程度余裕があったほうが良いだろうということで、5畳、月額56,570円を借りることにしました。

「書類保管するだけで年間70万円もかかるのか」と、がっかりしました。

さて、無事、運び込むと、予想通り結構余裕がありました。そこで、3ヶ月の割引期間が終了するころ、2.5畳月額32,056円の部屋に変更しました。

ということで、当社の書類保管は、年間38万4,076円かかっています。

2.5畳に詰め込んだ書類関係はこんな感じです。

トランクルーム

昨年5月29日にトランクルームに荷物を運び込んでから、トランクルーム引っ越しの時を除いて今日まで約11ヶ月の間に、社員がトランクルームに行ったのは、たった1回でした。それも廃棄するPCの保証書を取りに行って、保証書も廃棄しただけなので、実質ゼロ回と言ってもいいレベルです。

必要なものだけ残したはずですが、あまり必要のないものを保管しているということですね。

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上級者向け(使う人のあまりいない)の特殊な(微妙な)サービスを提供する株式会社インターリンクです。 https://www.interlink.or.jp/